MEGABAU für Internorm –
ein Erfahrungsbericht aus der Schreinerei Kaul
- Problemloses Arbeiten von unterwegs
- Komplettes Prozesswesen & Vielfältigkeit des neuen Programms
- Kundenorientierung – immer eine Lösung parat
Die im Jahr 1902 gegründete und in Kunreuth in Bayern beheimatete Schreinerei Kaul bietet ihren Kunden bereits seit über 120 Jahren Erfahrung, beste Qualität und schönste Optik bei Fenster & Haustüren. Seit Gründung des Unternehmens wurde das wertvolle Fachwissen jeweils an die nächsten Generationen weitergegeben.
Bis heute ist dieses Wissen erhalten und wird täglich erweitert sowie auf dem neuesten und innovativsten Stand gehalten. Das Unternehmen bietet Montage, die begeistert und besten Service – und das sprichwörtlich ein Fensterleben lang.
Als Vertriebspartner von Internorm entschied sich Firmenleiterin Theresa Kaul im Jahr 2023 für die rasche Einführung der neuen Bau-ERP-Lösung MEGABAU und Ablöse der alten Software. Im Rahmen einer strategischen Kooperation mit Internorm stellt Network Dimensions den Vertriebspartnern des Unternehmens über MEGABAU wesentliche Branchenfunktionalitäten als konfigurierbare Standardlösung zur Verfügung. Diese kann durch individuelle Konfiguration und Anpassungen optimal auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens eingerichtet werden.
Im Zuge eines Interviews berichtete Theresa Kaul im Januar 2024 aus erster Hand von ihren Erfahrungen bei der Systemumstellung und den bereits erkennbaren wesentlichen Vorteilen der Branchenlösung MEGABAU for Microsoft Dynamics 365 Business Central.
1. Aufgabenstellung: Welche speziellen Probleme galt es im Zuge der Implementierung von MEGABAU für Internorm zu lösen, wo lagen die konkreten Herausforderungen?
Firmenleiterin Theresa Kaul zu ihrer Motivation für eine rasche Einführung des neuen Systems in ihrem Unternehmen: „Viele der Dinge haben nicht mehr so funktioniert, wie wir das wollten, in unserem alten Programm. Eines der Hauptprobleme, das wir im vorherigen System hatten, war das große Thema 1 Bauvorhaben und 3 Rechnungen – also zum Beispiel ein Bauvorhaben in der Sanierung bei einem Privatkunden – Fenster, Haustür und Rollo ... Alle 3 Sachen aus einem Auftrag heraus abzuwickeln, ging in der vorherigen Software nicht, wurde zwar lang versprochen, ist aber nie umgesetzt worden“, so Theresa Kaul zu einer der konkreten bisherigen Problemstellungen.
Diese integrierte Form der Auftragsabwicklung ist einer der vielen Punkte, die mit dem neuen Bau-ERP-System komplett gelöst werden konnten: „Ich muss sagen, das funktioniert jetzt sehr gut bei MEGABAU. Genauso das Arbeiten von zu Hause aus, also wenn ich meinen PC mitnehme, logge ich mich einfach über VPN ein und dann ist das ein ruckelloses Arbeiten. Das war mit der Vorgängersoftware nicht möglich – also nur über irgendwelche Teamviewer-Geschichten, das ist halt nichts Halbes und nichts Ganzes. Das war auch ein wesentlicher Grund, warum wir uns damals dafür entschieden haben. Und das funktioniert nun hervorragend“, zeigt sich Theresa Kaul dazu begeistert.
Im Rahmen der bei der Schreinerei Kaul durchgeführten Implementierung des neuen Systems lagen die Herausforderungen vorrangig in der Datenübernahme aus der Vorgängersoftware, mit der seit 2011 im Unternehmen gearbeitet wurde. Theresa Kaul schildert hierzu einige Details: „Die Übernahme der Daten – also Kontaktdaten, die kompletten Auftragsunterlagen, die kompletten Anlagen. Das war so der größte Punkt, der zu bewältigen war, der auch noch nicht ganz abgeschlossen ist. E-Mail Adressen oder Telefonnummern wurden teilweise nicht vollständig mitgenommen – MEGABAU (Anmerkung: das Team von ND Projects) ist hier im Moment noch dran, dass das noch nachmigriert wird.“
Die laufende Zusammenarbeit mit dem Team von ND Projects funktioniert aus Sicht von Theresa Kaul grundsätzlich sehr gut: „Wenn es da Punkte gab zum Nachmigrieren, dann wurde das meist relativ schnell umgesetzt, beziehungsweise einfach geschaut, woran es liegt – das Projektteam war sehr engagiert und auch sehr dahinter, dass die fehlenden Daten, die sehr wichtig sind, dann im Nachgang erscheinen. Also grundsätzlich sind wir da sehr zufrieden!“
2. Die Task-Force: Wer waren die handelnden Akteure für die Umsetzung in Ihrer Organisation, welche Teams/Abteilungen?
„Das interne Umsetzungsteam für die Systemumstellung und Einführung von MEGABAU bei der Schreinerei Kaul bestand grundsätzlich aus 2 Personen – Firmenleiterin Theresa Kaul und Michael Meier, ebenfalls Mitglied der Geschäftsführung sowie zuständig für die Agenden Vertrieb und Personalwesen.
Die Aufgaben wurden dabei entsprechend der organisationsinternen Aufteilung verteilt. Federführend bei der Umstellung wirkte Theresa Kaul – für die unterschiedlichen Themenfelder jeweils unterstützt durch Michael Meier.
3. „Mission accomplished“ – das Erfolgsrezept: Wie sieht die konkrete Lösung bzw. der Lösungsweg aus? Welcher Erfolg wurde erzielt? Was ist nun besser als davor? Wie profitieren Sie davon?
Theresa Kaul zum aktuell in Teilbereichen noch laufenden Umstellungsprozess: „Noch ist die Umstellung von der alten auf die neue Software nicht komplett abgeschlossen – es wird wohl noch ein paar Wochen in Anspruch nehmen, bis wir in allen Bereichen auf dem Stand von vorher sind. Wir merken aber schon jetzt, dass sich mit der Einführung von MEGABAU wesentliche Punkte deutlich verbessert haben – das ist unter anderem die Auftragsabarbeitung innerhalb eines Projektes, aber auch so ganz feine Einstellungsgeschichten, die wir nie machen haben können. Ebenso sind es diverse Auswertungen, die jetzt möglich sind und auch das Arbeiten von unterwegs als wirklich ganz großer Pluspunkt.“
Das neue Spektrum an Möglichkeiten mit MEGABAU im Vergleich zum alten System wird von Theresa Kaul sehr plastisch und greifbar beschrieben: „Mit der Vorgängersoftware war es einfach so, dass wir das ganze Programm schon im vollen Umfang ausgenutzt haben – im Endeffekt haben wir da wirklich gar nicht mehr viel mehr Möglichkeiten gehabt. Jetzt ist es so, dass wir mit MEGABAU einfach eine ganz andere Vielfalt haben, wo wir uns jetzt eher wieder im unteren Bereich der Möglichkeiten befinden und dementsprechend gilt es natürlich jetzt auch für uns, dass wir mal sehen – also ich habe mir schon einen guten Überblick verschafft, aber wir haben einfach jetzt wahnsinnig viele weitere Möglichkeiten, um diesen kompletten Unternehmensprozess in irgendeiner Art und Weise, die wir noch ausarbeiten müssen, einfach in diesem MEGABAU abzubilden.“
Theresa Kaul weiter: „Mit der enormen Größe, die MEGABAU bietet, muss man sich erstmal auseinandersetzen. Wir sehen es aber als absolut große Chance, weil wir halt einfach wahnsinnig viel damit machen können und wieder Luft nach oben haben. Man kann es eigentlich fast ein wenig mit so einem Speicher auf einer Cloud vergleichen, finde ich: Also wenn man mal die – was hat man immer so gängig gehabt – die 128 Megabit, früher war es ja noch so wenig, was man gehabt hat, voll gehabt hat, und auf einmal ist man doppelt so groß in der Cloud, dann hat man wieder ganz andere Möglichkeiten und ganz anderes Volumen und Kapazitäten was man einfach nutzen kann – und ja – es macht auch Spaß, wenn man auch da ein bisschen weiter kommt. Also es bildet ja im Endeffekt den kompletten Unternehmensprozess ab, also von dem her ist es stets in unserem Interesse.“
4. Professionelle Beratung: Welchen konkreten Nutzen leistet(e) das Projektteam von ND Projects bei der konsequenten Umsetzung in Ihrer Organisation?
Theresa Kaul zeigt sich zur Unterstützung des Projektteams von ND Projects bei der Einführung von MEGABAU höchstzufrieden: „Ohne ND Projects würde es ja gar nicht gehen. Also was ich wirklich sehr positiv hervorheben muss, das ist einfach dieser enge Kontakt und diese enge Zusammenarbeit, die es erfordert, ganz klar. Also so eine Umstellung erfordert, dass man da stets zumindest zu den Geschäftsarbeitszeiten einen Ansprechpartner hat, den man zu Rate ziehen kann. Und es war auch immer Antwort parat und wenn mal ein Thema offen war oder wir auf Fehler gestoßen sind, was ja immer mal wieder noch vorkommt, dann wird da wirklich sehr schnell nach einer Lösung gesucht, die es innerhalb kurzer Zeit dann einfach auch gibt – oder zumindest einmal eine Ausweichlösung, bis die finale Lösung dann erledigt ist.“
5. Die 3 Plus-Punkte: Welche 3 Hauptvorteile beeindrucken aus Ihrer Sicht bei der umgesetzten Lösung von MEGABAU besonders?
Vorteil 1: Problemloses Arbeiten von unterwegs
Theresa Kaul dazu im O-Ton: „Also im Endeffekt ist es, ich habe es jetzt schon mehrfach erwähnt, wirklich dieses Arbeiten von unterwegs aus, was bis dato nicht möglich war oder bis zur Umstellung, was jetzt wirklich einwandfrei funktioniert.“
Vorteil 2: Komplettes Prozesswesen & Vielfältigkeit des neuen Programms
„Dann natürlich dieses komplette Prozesswesen und die Vielfältigkeit des Programms. Also wie wir es eben vorhin auch schon gesagt haben, was wir da einfach für Möglichkeiten jetzt neuerdings haben – das ist auf jeden Fall ein sehr, sehr großer Vorteil. Wenn man die Zeit hat – beziehungsweise wenn ich die Zeit habe, surfe ich manchmal wirklich ja noch durch das Programm, weil es einfach noch so viel Ecken gibt, wo ich mir denk, Mensch, was steckt denn da dahinter? Und dann tauchen immer wieder neue Sachen auf, wo ich einfach sehr großes Potenzial drin sehe, um nicht bei mir auf dem Server irgendwelche 18 Ordner anlegen zu müssen, wo irgendwelche Kundenkampagnen hinterlegt sind oder dieses oder jenes, also sei es die Serviceabwicklung zum Beispiel. Also das ist ja auch noch ein großer Punkt, was MEGABAU einfach abbilden kann“, so Theresa Kaul weiter.
Vorteil 3: Kundenorientierung – immer eine Lösung parat
Theresa Kaul hebt als dritten großen Pluspunkt die unter Beweis gestellte Kundenorientierung des Projektteams von MEGABAU / ND Projects hervor: „Also das muss ich sagen, das ist schon auch sehr positiv hervorzuheben, dass da stets auch ein offenes Ohr ist für die Anliegen und für die Verbesserungsvorschläge, die man anbringt. Also es wird angenommen, es wird gemeinsam drüber gesprochen. Wenn es eine Lösung gibt, wird die relativ schnell natürlich immer in Zusammenhang oder in Zusammenarbeit mit Internorm umgesetzt und wenn es jetzt erst einmal keine Lösung gibt, dann sucht man halt eine.“
6. Learnings & nächste Schritte: Was konnten Sie daraus für künftige Umsetzungsvorhaben lernen und was würden Sie in weiterer Folge noch gerne umsetzen / optimieren?
In punkto Learnings für derartige Umsetzungen und Empfehlungen an andere Kunden hat Theresa Kaul eine sehr klare Botschaft – wichtigstes Thema ist aus ihrer Sicht eine gute und umfassende Vorbereitung im Unternehmen: „Wie geht man an die Sache heran – was müssen wir prüfen, was gibt es für Themenblöcke, die ich intern abarbeiten muss? Auf welche Dinge muss ich besonders Wert legen, die bei der Umstellung dann wichtig sind? Also das ist so das Learning für mich, dass ich mir einfach noch einen besseren Fahrplan zurechtlege oder halt einfach entsprechend beim Hersteller nachfrage: Gibt es etwa für Tipps für Checklisten, die ich heranziehen kann – wo ich zum Beispiel einen Tag für spezielle Themen in Angriff nehmen muss?“
In Bezug auf weitere Schritte hinsichtlich Umsetzung und Optimierung liegt für Theresa Kaul die Zielrichtung deutlich auf der Hand: „Das ist tatsächlich die komplette interne Prozess- und Strukturabbildung. Das ist für mich grundsätzlich ein großes und sehr wichtiges Thema, was extrem viel Potenzial hat und wenn man natürlich die passende Software hinten dran hat, die das dann – wie in unserem Fall – jetzt auch noch abbilden kann, dann ist es natürlich eine wunderbare Geschichte“, so die Firmenleiterin.
Dahingehend wurde bereits zeitgleich mit der Systemeinführung auch die in MEGABAU vollständig integrierbare Zeiterfassung der Firma TEMPRAS, ein Technologiepartner von Network Dimensions, eingeführt. „Wir hatten bisher keine richtige Zeiterfassung in dem Sinne, dass es alles integriert über ein Programm läuft. Wir sind jetzt gerade in der Umstellung dabei, in Verbindung damit auch die Bautagesberichte über MEGABAU zu erfassen. Das ist tatsächlich eine enorme Erleichterung, dass es jetzt alles über ein Programm funktioniert. Wir hatten davor zwar schon eine Lösung, aber die hat viele Fehler und Herausforderungen beinhaltet. Und jetzt kann ich wirklich sagen – auch in Zusammenarbeit mit der Firma TEMPRAS – das funktioniert sehr gut, die jeweiligen Mitarbeiterzeiten nun umfassend zu überblicken“, ergänzt Theresa Kaul erfreut.
Ihr Ansprechpartner
Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns umgehend bei Ihnen.
Florian Thurner
Geschäftsführer
ND Projects GmbH