Erfolgreicher Umstieg in die SaaS-Welt mit „Microsoft Bridge to the Cloud“
- Integrierte ERP-Unternehmenslösung – mit MEGABAU & Microsoft Dynamics 365 Business Central bereits seit vielen Jahren alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen zentral der jeweiligen Baustelle zugeordnet
- Durchgängiges Bestellwesen – kompletter Beschaffungsprozess im System abgebildet, mögliche Fehlerquellen dadurch nahezu ausgeschlossen
- Zusätzliche Vorteile mit MEGABAU 365 seit der SaaS-Umstellung – u.a. noch effizienteres mobiles Arbeiten in der Cloud bei Kunden oder auf der Baustelle, automatische System-Updates, Entlastung der Server, weniger Admin-Aufwand, verbesserte IT-Security
Als familiengeführter Betrieb mit Sitz in Gilgenberg in Oberösterreich steht Reno-Vit seit über 30 Jahren für Qualität, Verlässlichkeit und Handwerk mit Anspruch. Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst Verputz-, Stuck-, Dämm- und Malerarbeiten – im Raum Salzburg, im Innviertel und im angrenzenden Bayern.
Ob Fassade oder Innenraum, Neubau oder Altbausanierung – Reno-Vit bietet die optimale Lösung für Privatkunden, Wohnbauträger, Architekten und Baufirmen. Dabei wird größter Wert auf Qualität, Verlässlichkeit und Handschlagqualität gelegt. Die Kunden können sich auf fachlich versierte Handwerker, den Einsatz hochwertiger Materialien und präzise, termingerechte Ausführung verlassen. Faire Preise, eine transparente Abrechnung sowie ein unkomplizierter, persönlicher Umgang zeichnen das Unternehmen aus – und werden von den zahlreichen treuen Kunden geschätzt.
In Summe sind rund 40 Personen für Reno-Vit tätig. Geschäftsführer Raphael Kreil ist bereits seit mehr als 15 Jahren – seit seinem 17. Lebensjahr – in der von seinen Eltern gegründeten Firma im Einsatz. Jede Baustelle ist für ihn Chefsache: Von der Garage bis zur Großbaustelle – für Reno-Vit ist kein Projekt zu klein, keines zu groß – auch wenn es noch so gefinkelt ist. Komplexe Anforderungen sieht er als Spezialgebiet seiner Firma – besonders bei architektonischen oder technischen Herausforderungen kommt die mehr als 30-jährige Erfahrung voll zum Tragen.
In unserem im Juli 2026 durchgeführten Interview sprach Raphael Kreil ausführlich über den kürzlich in seinem Unternehmen erfolgten ERP-Umstieg in die SaaS-Welt – und was für ihn als Geschäftsführer den Ausschlag gab, auf das Angebot „Bridge to the Cloud“ von Microsoft einzusteigen, um den nächsten Entwicklungsschritt in seinem Betrieb zu gehen – und von der bisherigen On-Prem-Systemlandschaft in die Cloud zu migrieren.
Er berichtete dabei aus erster Hand von Erfahrungen der Umstellungs- und Go-Live-Phase – und natürlich darüber, welche zusätzlichen Vorteile die neue Cloud-Variante nun für ihn und sein Unternehmen bringt. Ergänzend dazu ging Raphael Kreil auch auf die aus seiner Sicht weiteren großen Plus-Punkte der von ihm bereits davor langjährig genutzten ERP-Bau-Branchenlösung MEGABAU und Microsoft Dynamics Business Central ein. Abschließend wurde über konkrete Learnings für künftige Umsetzungsvorhaben sowie mögliche kommende nächste Implementierungen im Unternehmen gesprochen.
1. Ausgangssituation: Ihr Unternehmen arbeitet bereits seit rund 25 Jahren erfolgreich mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und MEGABAU – wie sah Ihre gewachsene On-Premise-Systemlandschaft aus, vor der kürzlich erfolgten Umstellung auf SaaS?
Raphael Kreil, Geschäftsführer von Reno-Vit, erläutert zu Beginn die Ausgangssituation vor der Umstellung sowie die Software-Historie des Unternehmens im Verlauf der Jahre: „Mein Vater hatte, glaube ich, bereits seit etwa 2001 oder 2002 Navision in unserer Firma im Einsatz, anfangs noch als Buchhaltungsprogramm – zusätzlich auch eine damals verwendete Bausoftware. Irgendwann wollte er allerdings eine integrierte ERP-Lösung und so haben wir dann im Jahr 2010 oder 2011 auf MEGABAU umgestellt – gemeinsam mit Microsoft Dynamics NAV, und auch inklusive Windream Dokumentenmanagement."
„Seither waren wir mit dieser Variante unterwegs, haben dann zwischendurch einmal auf BC 14, also Microsoft Dynamics Business Central Version 14, upgegradet und haben uns vor etwa 2 Jahren entschieden, den nächsten Schritt zu gehen. Da haben wir von Network Dimensions erfahren, dass es eine Bridge-to-Cloud-Promotion mit Microsoft gibt – und ich habe somit den Entschluss gefasst, dass wir auf SaaS umstellen. Im Haus hatten wir natürlich einen Server, Netzlaufwerke, die ganzen Client-PCs etc. – also im Nachhinein betrachtet, wäre ich viel lieber schon ehestmöglich, deutlich früher auf SaaS umgestiegen. Jedenfalls haben wir schließlich komplett auf SaaS umgestellt, das heißt ohne Parallelbetrieb, keine Hybridlösung mit On-Prem.“, so Raphael Kreil weiter.
2. Was gab für Sie letztlich den Ausschlag, auf unser aktuelles Angebot „Bridge to the Cloud“ von Microsoft einzusteigen, um den nächsten Entwicklungsschritt zu gehen und Ihre Systemlandschaft in die SaaS-Welt zu migrieren?
Raphael Kreil zu den für den Umstieg ausschlaggebenden Punkten: „Ein großes Thema war für mich bei der On-Prem-Variante, dass wir nicht monatlich oder jährlich Migrationen gemacht haben, sondern, glaube ich, in 10 Jahren nur 2 Migrationen – und das verursachte dann jeweils sehr hohe Kosten und Verwaltungsaufwand. Und das war jedes Mal keine tolle Zeit. Also war das ein Riesenpunkt für uns, dass wir gesagt haben, wir wollen das künftig einfach durch diese automatischen – ich glaube, monatlichen oder quartalsweisen – Updates erledigt haben, die man dann hat und gar nicht mitkriegt.
„Ein weiterer Grund war für mich natürlich auch das Thema IT-Security, das somit nun bei Microsoft als Softwarepartner liegt. Außerdem haben wir seit der Umstellung nur noch 1 Ansprechpartner. Davor war bei Fehlern oder bei Performanceproblemen zunächst immer die Frage, liegt es an unserer EDV, liegt es an der Datenbank oder liegt es an BC? Jetzt gibt es nur noch die Firma Network Dimensions als Ansprechpartner. Das ist sehr vorteilhaft für uns, hier nur noch 1 Ansprechpartner zu haben. Und natürlich werden auch die eigenen Server entlastet. Wir brauchen nicht mehr so performante Server“, fährt Kreil fort.
Raphael Kreil ergänzt noch einen zusätzlichen Punkt: „Und was auch toll ist: Ich brauche keine Programme mehr installieren, da alles am Browser läuft."
„Und dadurch, dass ich jetzt in der SaaS-Umgebung bin, brauche ich – wenn ich mobil arbeite, keinen VPN-Tunnel mehr nach Hause, sondern ich logge mich einfach mit der 2-Faktor-Authentifizierung von Microsoft ein und kann de facto von überall aus wegarbeiten, auch wenn ich einen neuen Computer habe oder einen neuen Laptop“, so Kreil weiter.
„Weiters spart es natürlich auch Administrationsaufwand, wenn ein neuer Benutzer kommt – oder bei einem neuen PC, da spare ich mir die ganze Installiererei. Ich logge mich im Browser ein und los geht’s“, ergänzt Kreil noch einen zusätzlichen Punkt.
„Aber die beiden größten Punkte waren natürlich, dass die großen Migrationen wegfallen und dass wir jetzt nur noch einen Ansprechpartner haben“, so Kreil abschließend dazu.
„Und ja – last, but not least: Dass es die Bridge-2-Cloud-Promotion gab, hat mir das Ganze natürlich schon sehr versüßt“, meint Kreil schmunzelnd.
3. Projekt & Task-Force: Wer waren die handelnden Akteure bei dieser System-Umstellung in Ihrer Organisation, welche Teams / Abteilungen? Wer waren Ihre Ansprechpartner bei Network Dimensions / ND Projects?
Raphael Kreil geht kurz auf die handelnden Akteure bei der erfolgten SaaS-Migration ein – in seinem Unternehmen und auch beim Projektteam von Network Dimensions: „Wir sind ein relativ kleines Unternehmen – bei uns war es eigentlich de facto nur ich selber. Und bei Network Dimensions / ND Projects waren es Nikola Milovanovic – und in noch stärkerem Ausmaß Kenan Omeradzic. Das Meiste habe ich mit ihnen beiden gemacht, im Vorfeld auch ein bisschen mit Florian Thurner, dem Geschäftsführer von ND Projects. Und ein paar Mal gab es auch Kontakt zum Software-Entwicklungsteam – zum Beispiel mit Florian Graf ein paar Mal. Aber in der Regel waren Kenan Omeradzic und Nikola Milovanovic meine Ansprechpartner.“
4. Wie haben Sie die System-Migration insgesamt erlebt und wieviel Zeit hat diese in Anspruch genommen? Welchen konkreten Nutzen erbrachte das Team von Network Dimensions / ND Projects bei der erfolgten Umstellung?
Raphael Kreil kann sich noch sehr gut an den genauen Zeitpunkt der erfolgreichen SaaS-Umstellung erinnern: „Der Go-Live, also der erste Live-Betrieb war genau zu meinem Geburtstag – Mitte Februar 2026, wenn mich nicht alles täuscht. Es hat überraschend gut funktioniert, aber die Zeit vorher und auch danach war natürlich schon ziemlich intensiv mit dem Testing und so weiter. Ich habe 2 Kolleginnen, die mich dabei unterstützt haben, aber viel ist dennoch bei mir selber hängengeblieben."
„Es gab noch einige zu berücksichtigende Anpassungen, die wir in einem Workshop alle noch mal durchgegangen sind und die zum Teil dann im Standard umgesetzt worden sind – oder die wir auch weggelassen haben, weil die Anpassungen zum Teil so alt waren, dass wir uns nicht mehr sicher waren, ob sie noch benötigt werden. Und es ist dann eigentlich alles ziemlich gut angenommen worden vom Team.“, so Kreil weiter.
Raphael Kreil gibt sich erfreut zum Status nach der erfolgten System-Migration: „Kurz zusammengefasst, kann ich sagen, dass im Echtbetrieb dann alles relativ rasch gut funktioniert hat. Wir haben zwar jetzt noch ein paar kleinere Themen, die noch ein bisschen hängen, das schränkt uns aber operativ kaum ein.“
Raphael Kreil zum übrigen Projektverlauf: „Der eigentliche Start für das Umsetzungsprojekt war im Spätsommer 2025 – da haben wir in Villach den Workshop mit Network Dimensions / ND Projects gehabt. Das allererste Mal hatte ich mit Florian Thurner allerdings ursprünglich schon 2024 darüber gesprochen, dass wir damals einfach auf die neue ERP-Version BC 26 gehen wollten – später sind wir aber draufgekommen, dass es wesentlich sinnvoller wäre, mit Bridge-to-the-Cloud gleich auf SaaS zu migrieren. Das hat die Sache natürlich nicht vereinfacht oder beschleunigt, denn wir haben auf halber Strecke unser Ziel geändert. Aber es hat sich für uns definitiv ausgezahlt, unbedingt! Ich kann jedem nur raten, das frühestmöglich zu tun.“
„Ab etwa Oktober / November 2025 ist es dann schon intensiver geworden. Der erste Workshop war Anfang September, im Oktober gab es dann die ersten Termine. Das intensive Testing hat dann im Jänner / Februar 2026 stattgefunden – das war auch etwas mir selber geschuldet, weil ich im Dezember auf Urlaub war. Ich habe danach persönlich im Jänner und Februar relativ viel Testing gemacht.“
5. Das Erfolgsrezept: Wie stellt sich die Lösung nach der Umstellung heute dar? Welchen Erfolg bzw. welche zusätzlichen Möglichkeiten eröffnet Ihnen die Nutzung der neuen SaaS-Variante? Was läuft im täglichen Alltag besser als davor?
Raphael Kreil ergänzt zu den von ihm eingangs im Gespräch bereits genannten Vorteilen seit Umstellung auf SaaS ein paar weitere Punkte im Detail: „Das mobile Arbeiten ist in der SaaS-Variante wesentlich angenehmer als vorher on-prem. Abgesehen davon waren wir davor ja noch bei Version BC 14 – ich glaube, das war zwar eine der ersten Versionen mit Möglichkeit über Browserzugriff, aber das haben wir nicht genutzt, weil man ja mal an das Alte gewöhnt war.
„Was mir dabei jetzt auch sehr gut gefällt, ich kann mit meinem Surface auch beim Kunden oder bei Vergabeverhandlungen relativ angenehm meine Detailkalkulation anschauen, Preise verändern etc. Das gefällt mir sehr gut, also wie die Browser-Version aufgebaut ist – und dass es eben auch schnell läuft. Das war eine große Sorge von mir, ob die SaaS-Version wohl so performant ist, wie wenn es on-premise ist. Aber ich finde, man merkt da fast keinen Unterschied“, zeigt sich Kreil begeistert.
„Und wie schon davor erwähnt, dass man automatische Updates hat und diese Kosten entfallen, weniger Admin-Aufwand, die Entlastung unserer Server, die IT-Security – und auch, dass es nur noch 1 Ansprechpartner gibt – das ist auch ein großer Pluspunkt.“
6. Die 3 Plus-Punkte: Welche 3 Punkte überzeugen Sie – kurz gefasst, generell – in Bezug auf MEGABAU 365 besonders?
Raphael Kreil geht hier sowohl auf Aspekte ein, die ihn bereits seit Jahren generell bei MEGABAU und Microsoft Dynamics 365 Business Central im täglichen Betrieb überzeugen, als auch auf zusätzliche Vorteile durch die neue SaaS-Lösung.
Folgende 3 Punkte hebt er dabei hervor:
- „Grundsätzlich, dass es eine integrierte Unternehmenslösung ist. Das ist für mich sehr, sehr wichtig – denn ich nutze diese täglich: dass ich meine Belege, meine Eingangsrechnungen, meine Ausgangsrechnungen alle zentral zu meiner Baustelle zugeordnet habe. Ich muss nicht irgendwo erst in ein Archiv einsteigen oder so – wenn ich zum Beispiel wissen will, was war das wirklich für ein Material?
Dadurch, dass die ganzen Eingangsrechnungen, Lieferantenrechnungen der Subunternehmerrechnungen, gleich einem Projekt zugeordnet werden, habe ich auch immer sofort eine Nachkalkulation.
In dem Zusammenhang, dass wir in unseren Projekten sehr viel mit Farben zu tun haben, verschiedenste Farbtöne etc. nutzen, ist es auch bei allfälligen Reklamationen oder dergleichen sehr praktisch – auch bei alten Baustellen. Ich habe dann mit ein paar Klicks die Lieferantenrechnungen von vor 10 Jahren wieder bei der Hand – zu der Baustelle zugeordnet, steige ins Projekt ein und kann mir die Rechnungen suchen – und muss nicht erst ins Archiv aus dem jeweiligen Jahr. Es geht also ohne Durchsuchen. Das gefällt mir einfach sehr gut, dass alle Informationen an einem Platz sind – wirklich ein Riesen-Benefit in meinen Augen.
- Weiters das durchgängige Bestellwesen – der komplette Einkauf und Beschaffungsprozess ist bei uns über das System abgebildet. Das ist für uns ebenfalls ein großer Vorteil. Wenn wir Material für eine Baustelle bestellen, läuft das immer über Bestellung aus Business Central, schriftlich. Somit gibt es dann auch keine Fehlinformationen beim Bestellen oder dass das Gegenüber am Telefon etwas falsch versteht oder so – es ist alles nachvollziehbar, mögliche Fehlerquellen aufgrund dessen sind dadurch nahezu ausgeschlossen.
- Und natürlich die zusätzlichen Vorteile mit MEGABAU 365 seit der SaaS-Umstellung – u.a. noch effizienteres mobiles Arbeiten in der Cloud bei Kunden oder auf der Baustelle – also die mobile Einsetzbarkeit und Vor-Ort-Verfügbarkeit. Und dann, wie schon erwähnt, die automatischen System-Updates, die Entlastung unserer Server, weniger Admin-Aufwand und die verbesserte IT-Security.“
7. Learnings: Was konnten Sie daraus für künftige Umsetzungsvorhaben lernen und welche Erfahrungen würden Sie anderen Unternehmen gerne in diesem Zusammenhang für ein solches Projekt weitergeben?
Raphael Kreil fasst seine wichtigsten Learnings und Erfahrungen aus der System-Umstellung kurz zusammen:
- „Wie schon zuvor von mir genannt – ehestmöglich auf SaaS umsteigen! Ich war im Vorfeld noch relativ besorgt – zum Beispiel, ob mir die Browservariante genau so gut gefällt, dass sich das gewohnte Arbeiten ändert und ich mich wieder umgewöhnen muss, dass es eventuell nicht mehr so viele Shortcuts etc. gibt – und ob das System dann ausreichend performant ist. Aber wenn ich vorher gewusst hätte, wieviele Vorteile uns die SaaS-Lösung zusätzlich noch bringt, hätte ich schon viel eher migriert!
Ich kann also wirklich sagen, je eher desto besser – weil es auch kostentechnisch Sinn macht, auf SaaS umzusteigen. Weil eben diese ganzen großen Migrationen wegfallen – und auch weil die davor erforderliche Abstimmung zwischen Inhouse-IT und externem IT-Partner, also Network Dimensions, wegfällt – und weil man für die Server keine SQL-Lizenz mehr braucht und ähnliche Dinge. - Weiters eine Empfehlung in Bezug auf künftige Umsetzungsvorhaben – mehr testen und früher testen! Das ist, glaube ich, nie verkehrt. Irgendeinen Prozess übersieht man sicherlich wieder oder irgendeine Kundenkonstellation – aber wie auch immer, man kann nicht 100% abdecken – meist kommt noch irgendetwas Unerwartetes. Ich denke, 100% kann man, wenn überhaupt, nur mit sehr unverhältnismäßig hohem Aufwand abdecken und das steht nicht dafür.“
8. Aktuelles & Ausblick: Welche nächsten Schritte sind geplant?
Raphael Kreil zum weiteren Ausblick: „Aktuell haben wir keine konkreten nächsten Ausbauschritte geplant.
Aber grundsätzlich fällt mir da schon noch eine Sache ein, die für uns interessant wäre – und spätestens mit der E-Rechnungspflicht, sobald diese tatsächlich kommt, für uns relevant sein wird, nämlich das Thema
- Digitaler Eingangsrechnungsworkflow: Derzeit lassen wir uns die Rechnungen noch per Post von unseren Lieferanten zusenden, weil wir sie sonst ausdrucken und danach wieder einscannen müssten. Mit der E-Rechnungspflicht wird sich dieser Prozess künftig ohnehin irgendwann ändern. Deshalb wäre das für uns ein guter Anlass, den Eingangsrechnungsworkflow zu digitalisieren.
Sinnvoll stelle ich mir dabei vor allem die zusätzlichen Möglichkeiten vor, die sich durch die weitere Automatisierung ergeben. Wenn mit der E-Rechnung neben dem eigentlichen Dokument auch gewisse strukturierte Kopfdaten – wie Stammdaten, Adresse, UID-Nummer, Rechnungssumme, Steuersumme etc. – via XML mitgeliefert werden, könnten diese idealerweise gleich direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central übernommen werden. Das würde für uns einen echten Nutzen bringen.“
[Redaktioneller Hinweis: Im Gespräch haben wir uns dazu den entsprechenden News-Beitrag von Network Dimensions zum Thema „E-Rechnungspflicht am Bau“ angesehen – hier finden sich weitere Informationen zum Thema.]
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