Digitalisierung mit MEGABAU –
eine Erfolgsgeschichte der Firma KW Fenstertechnik aus dem Internorm-Vertriebspartnernetzwerk
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Investition statt Kostenfalle
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MEGABAU für Internorm – ein System, das mitdenkt
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Alles digital – immer dabei
Die im Jahr 2019 gegründete Firma KW Fenstertechnik GmbH aus Gundersheim in Kärnten ist Internorm-Partner und bietet Planung und Montagedienstleistungen von Fenstern, Haustüren, Hebeschiebetüren, Sonnenschutz und Insektenschutz.
Die fachgerechte Montage von Fenstern und Türen ist Voraussetzung für die einwandfreie Funktion und dauerhafte Gebrauchstauglichkeit: KW Fenstertechnik baut daher auf ein qualifiziertes eigenes Montage-Team, das durchgängig von einem kompetenten Internorm-Trainer-Team ausgebildet und zertifiziert wird.
An einem herbstlichen Mittwochmorgen erzählte uns Dominik Kaltenhofer, Geschäftsführer der KW Fenstertechnik GmbH, im Rahmen eines Interviews in entspannter Atmosphäre von seiner Reise in die digitale Zukunft. Natürlich online – denn Digitalisierung ist bei ihm längst gelebte Praxis.
Die Ausganglage – vom Datenwirrwarr zur digitalen Klarheit
Auf die erste Frage, was die Motivation für die Digitalisierung der Arbeitsprozesse bei
KW Fenstertechnik war, kam die Antwort von Geschäftsführer Dominik prompt: „Das Problem bei mir war, dass ich all meine Kunden- und Auftragsdaten auf mehrere Systeme verteilt hatte. Kundendaten waren im Outlook oder am Handy gespeichert, meine Angebote und Aufträge im ISS-Produktkonfigurator-System von Internorm, die Kundenkommunikation im Explorer abgelegt, und wenn ich die Montagetermine der kommenden Woche ansehen wollte, musste ich meine selbstgeführte Excel-Übersicht öffnen. Einen Gesamtüberblick über das Projekt, mit den dazugehörigen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, hatte ich nur schwer.“
„Als verantwortungsbewusster Unternehmer ist es aber meine Pflicht, einen kompletten Überblick über mein Unternehmen zu haben. Mit dieser Problematik habe ich mich intensiv beschäftigt. Wenn das geplante Wachstum kommt, wird die tägliche Arbeit zum Stress – und das ist nicht mein Lebensziel. Der Entschluss, den Arbeitsprozess zu digitalisieren, war geboren“, so Kaltenhofer.
Wie ist es bei der Suche nach der passenden Software ergangen?
Dominik Kaltenhofer dazu: „Da wurde ich schnell fündig. Die Auswahl an günstigen oder sogar kostenlosen Apps ist am freien Markt und im Internet groß. Doch welche Software deckt den tatsächlich gelebten Arbeitsprozess sauber ab? Nach intensiver Recherche im Netz fand ich zunächst eine scheinbar günstige Lösung. Geplant waren nur ein paar Anpassungen hier und eine Schnittstelle dort. Nach rund zwei Monaten Vorbereitungszeit entpuppte sich die erste Wahl jedoch als kostenintensives und arbeitsreiches Projekt. Die versteckten Nebenkosten kamen ans Licht, kaum etwas an der App war tatsächlich anwendbar, Voreinstellungen fehlten komplett und es gab keinerlei Schnittstellen.“
„Im Moment größten Ärgers sprach ich mit meinem Internorm-Außendienstbetreuer über meinen Frust“, so Kaltenhofer weiter. „Internorm hat doch eine Software entwickelt, die dir in deiner Situation helfen kann“, meinte dieser und vermittelte ihn über die Trauner Zentrale an Network Dimensions / ND Projects in Villach.
MEGABAU für Internorm – ein System, das mitdenkt
Die ersten Kennenlerngespräche wurden kurzfristig organisiert, die Software unverbindlich vorgestellt – und alles passte für Dominik Kaltenhofer vom ersten Moment an.
„Die lösungsorientierte und kompetente Präsentation von Network Dimensions hat mich überzeugt, den Weg der Digitalisierung gemeinsam zu gehen. Ein Partner, der die täglichen Bedürfnisse auch eines Kleinunternehmens in der Baubranche versteht, ist Gold wert“, so Kaltenhofer zu den ersten Gesprächen.
In den folgenden Wochen wurden die firmenspezifischen Prozesse seitens des Umsetzungsteams von ND Projects eingebunden. Dominik Kaltenhofer dazu: „Da MEGABAU bereits alle Hauptprozesse unserer täglichen Arbeit integriert hatte, konnte ich mich sehr schnell zurechtfinden. Wie bei jeder Umstellung muss man die Herausforderung von Veränderung annehmen. Man muss sich intensiv mit der Software beschäftigen, um die Automatismen kennenzulernen. Jedes Programm hat seine Eigenheiten, doch wenn man sich damit auseinandersetzt, erkennt man rasch, wie die einzelnen Bereiche miteinander agieren sowie die Daten allseits abgerufen werden können“
Automatische ISS-MEGABAU-Schnittstelle & Auftragszuordnung bei Projekten
Ein Beispiel ist die automatische ISS–MEGABAU-Schnittstelle zur Produktkonfiguration / Angebotserstellung: „Die Adresse erfasse ich in MEGABAU, und innerhalb weniger Sekunden ist sie über die automatischen Schnittstelle im ISS verfügbar. So kann ich im Handumdrehen ein Angebot erstellen. Die Kalkulation der einzelnen Positionen erfolgt wie gewohnt im ISS. Das fertige Angebot wird dann automatisch auch dem richtigen Projekt zugeordnet. Ich muss mir keine Gedanken mehr machen, wo ich was gespeichert habe“, zeigt sich Kaltenhofer begeistert.
Ebenso funktioniert es mit den Aufträgen – jeder ISS-Auftrag wird automatisch dem MEGABAU-Projekt zugeordnet. Dominik Kaltenhofer erläutert: „So kann ich am Ende des Projekts ohne großen Aufwand die Abrechnung sofort fertigstellen. Der Kunde erhält rasch eine klar strukturierte Rechnung – mit allen Texten und Graphiken aus dem ISS-System von Internorm, so wie er es schon aus dem Angebot kennt. Das spart enorm viel Zeit, die ich lieber in Kundenbeziehungen investiere – und dadurch Folgegeschäfte generiere.“
Alles digital – immer dabei
Das persönliche Highlight von Dominik Kaltenhofer ist der digitale Kundenakt – der digitale Kundenordner, bei dem er regelrecht ins Schwärmen gerät:
„Wenn ich daran denke, wie viel Zeit ich früher gebraucht habe, um Informationen für eine Folgebestellung aus den Akten zu suchen – das ist mit heute nicht mehr vergleichbar. Im digitalen Kundenakt habe ich auch alle Informationen auf meinem iPad dabei: Notizen, Naturmaße, Angebote, Montageberichte – alles auf einen Blick. Ein gutes Beispiel war letzte Woche: Bei der finalen Übergabe wollte der Kunde noch eine Änderung auf der Rechnung – eine Teilung auf Ober- und Untergeschoss. Das konnte ich direkt vor Ort im Programm erledigen. Wenige Minuten später hatte der Kunde beide neu erstellten Rechnungen per E-Mail erhalten. Mehr Flexibilität geht nicht.“
Laufende Weiterentwicklung von MEGABAU – Offenheit für Feedback aus der Praxis
In puncto möglicher Weiterentwicklung von MEGABAU hat Dominik Kaltenhofer einen Vorschlag aus seiner Praxis parat: „Wenn ich noch einen Wunsch an das Projektteam äußern darf: Ideal wäre, wenn künftig auf allen Ausgangsrechnungen ein QR-Code aufgedruckt wird, damit der Kunde sofort online per Handy bezahlen kann. Das ist heute Standard – und ich habe mein Geld schneller am Konto.“
Anmerkung von Network Dimensions: Dieser Kundenwunsch befindet sich zwischenzeitlich bereits in Umsetzung – vielen Dank für diese Anregung!
Learnings / Erkenntnisse aus der erfolgreich durchgeführten Digitalisierung
Dominik Kaltenhofer erläutert dazu die drei Kernthemen, die ihn am meisten beschäftigt haben:
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Investition statt Kostenfalle – und professionelle Begleitung bei der Umsetzung
„Am Anfang war es sicher die erste Preisauskunft – wahrscheinlich ist es mir da so ergangen wie unseren Kunden beim ersten Blick rein auf den Preis auf der letzten Seite. Brauche ich wirklich so eine umfangreiche Software?Doch schnell wurde mir klar, dass die einzelnen Schritte logisch und schlüssig aufgebaut sind. Je weiter man ans Ende der Prozesskette kommt, um so effizienter wird der Umgang mit den Daten. Da fängt das Rad erst richtig an sich schnell zu drehen. Das Team von Network Dimensions / ND Projects hat mich höchst professionell durch den Umsetzungsprozess begleitet. Wenn ich jetzt meine interne Buchhaltung und die Nachkalkulationen prüfe, ist die Investition absolut gerechtfertigt. Man muss immer die gesamte Leistung sehen, die letztlich den Preis bestimmt – und das ist wie in unserer Branche: Ein gutes Produkt und eine ordentliche Installation kosten eben etwas“, so Kaltenhofer.
- Papierloser Arbeitsplatz:
Dominik Kaltenhofer weiter: „Mein zweites Ziel war, ein papierloses Büro zu schaffen. Das ist mir weitgehend gelungen. Auf meinem Schreibtisch stehen nur noch Tastatur, Maus und iPad – von der täglichen Post abgesehen, die aber auch immer weniger wird. In MEGABAU und am iPad habe ich alle Informationen griffbereit – und das überall.“
- Der richtige Zeitpunkt für den Umstieg ist JETZT:
„Drittens möchte ich meine persönliche Erfahrung teilen: Der beste Zeitpunkt, über Digitalisierung nachzudenken, ist JETZT. Für uns Unternehmer ist es enorm wichtig, stets am Puls der Zeit zu bleiben. Von der Entscheidung bis zur Umsetzung vergeht – je nach Unternehmensgröße – unterschiedlich viel Zeit. Wichtig ist, ein erfahrenes Beraterteam an seiner Seite zu haben, das auch auf mögliche Fehlentwicklungen hinweist und den Überblick behält.
Mit Network Dimensions, der MEGABAU-Software und meinem Internorm-Verkaufsberater habe ich das richtige Team gefunden. Auch nach der Umstellung habe ich laufend Kontakt zu allen Beteiligten und kann Fragen, Wünsche und Anregungen konstruktiv diskutieren. Mittel- und langfristig war die Entscheidung genau richtig, um mein Unternehmen nachhaltig und mit gutem Gewissen in die Zukunft zu führen“, so Kaltenhofer abschließend.
Fazit und Danksagung
Die Geschichte von Dominik Kaltenhofer zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung Struktur, Effizienz und Freiheit schaffen kann. Mit MEGABAU wurde aus vielen Einzelsystemen ein durchgängiger Prozess – und aus Stress wurde Überblick.
Wir bedanken uns herzlich bei Dominik Kaltenhofer (KW Fenstertechnik GmbH) für das offene Gespräch mit unserem Kollegen Michael Hillebrand (Network Dimensions GmbH / ND Projects GmbH)!
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