INGEBA Projekt GmbH – MEGABAU als ideale ERP-Komplettlösung zur Subunternehmerverwaltung für Generalübernehmer
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Ausgezeichnet funktionierende Subunternehmerverwaltung und Rechnungsabwicklung
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Durchgängige, nachvollziehbare & tagesaktuelle Kostenschätzung und Kostenverfolgung
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Im Vergleich zu bisherigen Insellösungen deutlich weniger manuelle Prozesse & geringere Fehleranfälligkeit
Die im Jahr 2015 gegründete INGEBA Projekt GmbH mit Firmensitz in Wels ist Generalist im Industrie- und Gewerbebau und Kompetenzzentrum für Bauvorhaben und bietet als 360° Bau-Partner ein ganzheitliches Verständnis für Bauprojekte. Die Geschäftsfelder der Firma liegen neben dem Neubau von Industrie- & Gewerbeanlagen im Bereich Hallen- & Werkstattbau, Sanierung & Modernisierung von Firmengebäuden sowie im kommunalen & öffentlichen Bau.
INGEBA bietet seinen Kunden als Generalübernehmer alles aus einer Hand: Architektur, Baumanagement und Bauausführung. Das bringt in der Umsetzung jede Menge Vorteile bei Effizienz, Steuerung, Kosten, Tempo, Qualität und Service. Die konkrete Rolle als Generalübernehmer zeichnet sich dadurch aus, dass sich dieser – als alleiniger Auftragnehmer und Ansprechpartner für seine Kunden – vertraglich zur Erbringung aller vereinbarten Leistungen inklusive der Organisation bzw. Koordination baulicher Arbeiten zum Fixpreis und Fixtermin verpflichtet (d.h. anders als bei Generalunternehmern werden keinerlei bauliche Eigenleistungen erbracht, sondern durchgängig an Subunternehmer vergeben).
Ob Neubau, Erweiterung oder Optimierung, ob großes oder kleines Projekt – INGEBA kann den Kunden dabei stets ein höchstprofessionelles, effizientes und termingerechtes Gelingen der Bauvorhaben gewährleisten.
In unserem Interview im Jänner 2025 erzählte INGEBA-Geschäftsführer Robert Stürzlinger von den früheren betrieblichen Herausforderungen, den Gründen für die Wahl von MEGABAU, der erfolgreichen Systemeinführung und darüber, welchen zentralen Beitrag die ERP-Lösung heute im täglichen Geschäfts- und Projektablauf für das Unternehmen leistet.
1. Aufgabenstellung:
Welches spezielle Problem galt es zu lösen – was war die konkrete Herausforderung, wie waren die Systemvoraussetzungen?
„Unsere Ausgangssituation im Jahr 2020 war alles andere als optimal und mit ziemlichen Herausforderungen verbunden“, so INGEBA-Geschäftsführer Robert Stürzlinger. „Wir hatten zu dem Zeitpunkt bei Ingeba noch kein ERP-System im Einsatz und verwendeten als Insellösung eine klassische Bausoftware für unser Projektmanagement und die Kostenermittlung. Auftragsschreiben wurden mittels einer Vorlage in MS Office / Word reingeschrieben, Kontaktdaten via Outlook erfasst. Für die Buchhaltung hatten wir ebenfalls eine Extra-Software im Einsatz. Die Dokumentenablage erfolgte bei uns damals bereits – bzw. auch nach wie vor – mit einer DMS-Lösung, die wir auch für den Rechnungsprüfungslauf der Eingangsrechnungen verwenden.“
„Die Kostenrechnung und Buchhaltung (*) waren bei uns sehr umständlich und mit erheblichem Zusatzaufwand verbunden – unter anderem weil Daten mehrfach erfasst werden mussten. Controlling bzw. die Kostenverfolgung erfolgte in einem in Excel zurechtgeschneiderten Tool. Als Ablage-System für die Subunternehmer haben wir lediglich den Windows-Explorer verwendet“, beschreibt Stürzlinger die Ausgangssituation weiter.
Für viele der erforderlichen Prozess-Schritte wurde wesentlich länger gebraucht als jetzt: Aufgrund der extern – und bis dahin bezüglich der systemischen Abläufe sehr umständlich – durchgeführten Buchhaltung (unter anderem bis die Daten wieder bearbeitet ins Unternehmen retourkamen), war eine Kostenverfolgung nur eingeschränkt möglich.
Robert Stürzlinger dazu: „Es war daher für uns in der Vergangenheit sehr schwer, fundierte betriebliche Entscheidungen zu treffen. Die durch die diversen Insellösungen erforderlichen mehrfachen Dateneingaben führten weiters zu erhöhter Fehleranfälligkeit.“
(*) Anmerkung: Die Durchführung der Buchhaltung für INGEBA erfolgt durch eine externe Arbeitskraft (etwa 1 Tag pro Woche, mittels der im Unternehmen verwendeten Software-Programme).
2. Wie ist es zur konkreten Entscheidung für MEGABAU / Microsoft Dynamics 365 Business Central gekommen?
Im Jahr 2020 stand für INGEBA die Entscheidung zur Ablöse der Vorgänger-Bausoftware an, auch bedingt durch ein Auslaufen der bisherigen Version.
„Aufgrund der unzufriedenstellenden Ausgangssituation – also
- viele Insellösungen,
- dadurch viel manueller Aufwand,
- Schwierigkeit, Entscheidungen zu treffen – weil alles so zerklüftet war, und
- Fehleranfälligkeit durch die mehrfache Dateneingabe –
machten wir uns allerdings nicht nur auf die Suche nach einer Nachfolge für die alte Software, sondern gleich nach einer echten Komplettlösung als Ablöse für unsere bisherigen Insellösungen: Im Herbst 2020 fassten wir den Entschluss zur Einführung von MEGABAU und von Microsoft Dynamics 365 Business Central“, erläutert Stürzlinger die Beweggründe für den Systemwechsel.
„Wir haben uns ein paar Unternehmen angehört, die Komplettlösungen anbieten und implementieren. Network Dimensions hat uns definitiv mit der ganzheitlich gedachten ERP-Perspektive überzeugt – und natürlich damit, dass sie glaubhaft versichern konnten, uns mit MEGABAU zumindest den gleichen – oder nach Möglichkeit einen verbesserten – branchenspezifischen Funktionsumfang zu bieten, den wir als Generalübernehmer für Bauprojekte von der Vorgängersoftware gewohnt waren“, so Robert Stürzlinger weiter.
3. Die Task-Force: Wer waren die handelnden Akteure für die Umsetzung in Ihrer Organisation, welche Teams / Abteilungen? Und wer waren Ihre Ansprechpartner bei Network Dimensions / ND Projects?
Seitens INGEBA waren 3 Leute federführend im Projektteam an Bord: Robert Stürzlinger als Geschäftsführer sowie ein Projektleiter und eine Person aus der Buchhaltung.
Für die erfolgreiche Projektumsetzung seitens Network Dimensions waren ein Consultant für das Bautechnische und ein Consultant für den Bereich Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung verantwortlich.
4. „Mission accomplished“ – das Erfolgsrezept: Wie sieht die konkrete Lösung für Ihr Unternehmen aus? Welcher Erfolg wurde erzielt (was ist dadurch besser als davor)? Und wer profitiert davon?
„Im Zuge der Projektumsetzung wurde das ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie die Branchenlösung MEGABAU bei uns implementiert, sodass wir nun eine für unsere betrieblichen Bedürfnisse optimal funktionierende Komplettlösung im Einsatz haben. Zusätzlich wurde eine integrierte Schnittstelle zu der weiterhin bei uns in Verwendung befindlichen Dokumentenmanagement-Software gebaut. Auch diese von ND Projects implementierte Schnittstelle funktioniert wirklich top. Weiters haben wir jetzt auch unser Bilanz-Tool ebenfalls in MEGABAU integriert abgebildet“, so Geschäftsführer Robert Stürzlinger.
Robert Stürzlinger, Geschäftsführer INGEBA Projekt GmbH
Davon profitieren bei INGEBA alle beteiligten Akteure. Robert Stürzlinger erläutert dies im Detail:
- „Unsere Lieferanten profitieren, weil es nun klare / transparente Aufträge und eine ebensolche Abrechnung gibt.
- Unsere Kunden, weil wir nun eine durchgängig nachvollziehbare Kostenentwicklung und Kostenverfolgung zur Verfügung haben.
- Und natürlich wir intern bei INGEBA profitieren sehr davon – weil:
- keine Wartezeiten mehr auf Daten aus der Buchhaltung,
- tagesaktuelle Zahlen – wichtig insbesondere für unsere Projektleiter, die ihre Projekte entsprechend steuern müssen,
- geringere Fehleranfälligkeit, weil Daten nicht mehr mehrfach erfasst werden müssen,
- Rechnungsabwicklung und allgemein die ganze Subunternehmerverwaltung jetzt wesentlich einfacher.
Rundum funktionieren unsere betrieblichen Prozesse mit MEGABAU jetzt einfach deutlich besser als früher“.
5. Wie verlief die Einführung von MEGABAU und welchen konkreten Nutzen erbrachte das Team von Network Dimensions / ND Projects bei der konsequenten Umsetzung in Ihrer Organisation?
Robert Stürzlinger zur erfolgreich durchgeführten Einführung von MEGABAU: „Wir haben uns ab Herbst 2020 damit intensiv auseinandergesetzt und wollten zum Jahreswechsel zumindest mit einem Teil – der Buchhaltung – starten. Dank des Einsatzes des Implementierungsteams von ND Projects ist uns dies, trotz des sehr kurzfristigen Timings, auch gelungen.“
Zu Beginn der Umsetzung musste zunächst erfasst werden, wie der Ist-Stand bei INGEBA war. Weiters, wie die unterschiedlichen Wünsche an die neue Software aussahen, die ebenfalls umgesetzt werden mussten. „Wir haben versucht, unsere Prozesse möglichst an die bereits bestehenden Standardprozesse & -lösungen der Software anzupassen – soweit dies ging. Das haben wir im ersten Schritt für die Buchhaltung auch, wie geplant, so hinbekommen“, so Stürzlinger.
„Im nächsten Schritt sind wir an die gesamte Kundenprojekteabwicklung und Kostenverfolgung herangegangen, also an die von MEGABAU abgedeckten Kernbereiche selbst – somit alles abgesehen von der Buchhaltung. Hier haben wir gleich von Beginn an die die bewusste Entscheidung getroffen, uns dafür deutlich mehr Zeit zu nehmen und die Einführung, wie geplant, 1 Jahr später vorzunehmen“, ergänzt Robert Stürzlinger zur Planung des Projekts.
Auch hier lag die Zielsetzung im Rahmen der Implementierung darin, die bisherigen – teils recht aufwändigen – Abläufe an dem in der Software bewährten Standard zu orientieren. Geschäftsführer Stürzlinger dazu: „Das ist uns großteils auch so gelungen. Zusätzlich sind von Network Dimensions einige Punkte in der MEGABAU-Standardsoftware selbst angepasst worden. Und ja, ein paar individuelle Features haben wir auch gebraucht, die für uns programmiert wurden – aber das ist einfach so.“
Die generelle Orientierung an den von der Software angebotenen Standardprozessen brachte schon sehr bald einige sehr positive ablauftechnische Änderungen für INGEBA mit sich. „Am Einschneidensten war hier für uns, dass in MEGABAU die Aufträge bzw. die Bestellungen – und auch die ganzen Auftragsverhandlungen – nun ausreichend klar gemacht werden müssen: Damit danach alles fix fertig mit Bestellung und Rechnungslegung in einem Prozess / Programm systemisch abbildbar ist. Davor war das im Ablauf teilweise etwas gummimäßig, da jeder individuell eingreifen konnte. Derartiges ging danach nicht mehr: Das liegt vor allem an der benötigten Klarheit in einem ERP-System, so wird zum Beispiel ein Zahlungsziel nunmehr im System fixiert – und dann bleibt es auch so“, erläutert Stürzlinger einen konkreten Fall für die mit MEGABAU realisierten Ablaufoptimierungen im Detail.
Das Umsetzungsteam von ND Projects hat bei der gesamten Systemeinführung von MEGABAU und Microsoft Dynamics 365 Business Central von Beginn an fachkundig unterstützt. „Natürlich gibt es zeitweise auch Schwierigkeiten bei einer so umfangreichen ERP-Implementierung – bis alles reibungslos und fehlerfrei funktioniert. Das Team von ND Projects war für uns aber immer kurzfristig erreichbar, wenn etwas zu lösen war. Sehr hilfreich waren auch die wöchentlichen Jour-Fixe-Termine“, so Robert Stürzlinger.
6. Die 3 Plus-Punkte: Welche 3 Punkte bestechen aus Ihrer Sicht bei der umgesetzten Lösung von MEGABAU besonders?
„Die 3 Punkte, die mich bei der umgesetzten Lösung am meisten beeindrucken, sind
- die ausgezeichnet funktionierende Subunternehmerverwaltung und Rechnungsabwicklung,
- die hervorragende tagesaktuelle Kostenschätzung und Kostenverfolgung, die ebenfalls wirklich gut funktioniert und
- die digitale ERP-Gesamtlösung im Vergleich zu den vorherigen Insellösungen – weniger unterschiedliche Programme, deutlich weniger manuelle Prozesse – inklusive der ausgezeichnet funktionierenden Schnittstelle zum bestehenden Dokumentenmanagement-System, die uns seitens ND Projects progammiert wurde",
führt INGEBA-Geschäftsführer Robert Stürzlinger die Highlights aus seiner Sicht aus.
7. Learnings: Was konnten Sie daraus für künftige Umsetzungsvorhaben lernen und welche Erfahrungen würden Sie anderen Unternehmen gerne weitergeben?
Robert Stürzlinger fasst die Learnings aus seiner Sicht folgendermaßen zusammen:
- „Prozesse kommunizieren, den Bedarf klar abstecken – an den Implementierungspartner: Das ist oft eine Schwierigkeit. Im Unternehmen ist das zwar meist klar – aber nach außen kann es schwieriger sein, das klar darzulegen, sodass es auch ankommt.
- Timing – ausreichend Zeit nehmen für die Umsetzung & eine extra Testrunde: Ich würde es wieder so empfehlen, mit einem klar abgegrenzten Teil mal zu starten und dann ausreichend Zeit zu nehmen für den großen Abwicklungsteil mit den Projektleitern der Kundenprojekte. Der Launch für diesen Teil wurde bei uns bewusst 1 Jahr später eingeplant. Und vor dem Roll-out sicherheitshalber eine Testrunde mehr, als eine zu wenig. Man erspart sich dadurch viele Probleme im Vorfeld.
- Auf die Akzeptanz der Mitarbeiter für die neue Software achten: Umso höher die Akzeptanz und umso besser der Start verläuft, desto besser klappt auch die gesamte System-Einführung.“
8. Aktuelles & Ausblick auf nächste Schritte –
was haben Sie geplant?
- Kürzlich durchgeführtes Update auf die neueste Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central / MEGABAU – wurde zum Jahreswechsel 2024 auf 2025 durchgeführt.
- Mit Unterstützung des Teams von ND Projects ist künftig auch eine weitere Optimierung des Subunternehmer-Preisvergleichs geplant.
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Florian Thurner
Geschäftsführer
ND Projects GmbH