Mit MEGABAU und Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central erfolgreich zum digitalen Vorreiter der Branche
- Alles aus 1 System – Anpassungen der eigenen betrieblichen Abläufe & individuelle System-Anpassungen, wo erforderlich
- Kompetent & zuverlässig begleitet von Network Dimensions
- Durch Prozessautomatisierungen deutlich effizienter & weniger fehleranfällig
Holzbau Hofer wurde im Jahr 1984 in Osttirol als traditionelle Zimmerei gegründet und hat sich über die Jahrzehnte zu einem national und europaweit tätigen Holzbauunternehmen entwickelt.
In der hauseigenen Planungsabteilung realisieren Holzbauingenieure und Statiker praktisch jede Idee und planen Kundenwünsche passgenau durch – vom individuellen Gartenzaun bis zum mehrstöckigen Hotel aus massivem Holz.
Für die kundenorientierte und effiziente Realisierung dieser Projekte benötigt es perfekt funktionierende Unternehmensprozesse und effiziente betriebliche Abläufe. Hier kommt Network Dimensions mit seiner digitalen und in ein ERP (Enterprise Ressource Planning) integrierten Branchenlösung MEGABAU ins Spiel. Lukas Hanser, Verwaltungsleiter und Verantwortlicher für die Integration des neuen Systems bei Holzbau Hofer, beantwortete dazu die folgenden Fragen.
Die Aufgabenstellung –
welche konkreten Probleme galt es zu lösen?
„Die Ausgangssituation ohne ERP, also ohne einem Enterprise Ressource Planning und ohne einer integrierten Branchenlösung für den Bau, war bei Holzbau Hofer grundsätzlich ähnlich wie bei den meisten anderen Betrieben in unserer Branche:Es gab ein altes, separates Programm für Baukalkulationen und Abrechnungen. Die Buchhaltung wurde extern bei einem Steuerberater gemacht und war somit nicht bei uns im Haus. Die Warenwirtschaft inklusive Lagerhaltung wurde mittels Excel und Access-Datenbanken durchgeführt.
Und es gab kein System für integriertes Projekt-Controlling in den laufenden Bauvorhaben. In Summe hatten wir damit eine absolut unzufriedenstellende Situation: Relevante Informationen und Daten waren oft nicht verfügbar. Die Daten waren nicht integriert, wir hatten nicht alles aus einer Hand.
Und es gab eine hohe Fehleranfälligkeit aufgrund der händischen Wartung, vor allem in der Preiswartung und bei der Abrechnung von Projektkosten“, so Lukas Hanser.
Aus diesem Grund wurde bei Holzbau Hofer bereits im Jahr 2018 die Entscheidung zur Einführung eines ERP mit einer passenden Lösung für die Branche getroffen. Lukas Hanser dazu: „Die konkrete Fragestellung zur Auswahl des richtigen Systems lautete für uns: Welches System ist maßgeschneidert und hat alles in 1 Hand? Die Entscheidung fiel für Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central und MEGABAU als erfolgversprechendste Lösung. Denn es gab wenige Alternativen, wo man das gleiche Ergebnis erzielen hätte können – für unsere Betriebsgröße und für unsere Branche, den Holzbau.“
Für die Umsetzung stellte sich vor allem die Frage, wie man alte Strukturen in das neue (leere) Programm hineinbringt. Die kompetente Unterstützung durch die Berater von Network Dimensions spielte dabei die entscheidende Rolle.
Als Kernfrage bei der Einführung des neuen Systems entwickelte sich die Fragestellung: individuelle Anpassungen im Programm oder Anpassung der betrieblichen Prozesse? Das heißt, was passt man im neuen System an und welche Anpassungen der betrieblichen Strukturen machen umgekehrt Sinn. Also eine laufende Abwägung, welche Anpassungen sinnvoll sind und danach weniger Aufwand bedeuten und eine Abwägung der Kosten für die Umsetzung.
Die Task-Force –
die handelnden Akteure bei der Umsetzung innerhalb der Organisation
Als erster Ansprechpartner für die Umsetzung des Projekts fungierten Verwaltungsleiter Lukas Hanser (*) sowie sein Vorgänger in dieser Funktion. Im Bereich der Abbildung des Projektgeschäfts war der Technische Leiter vor allem für das Fachliche zuständig. Weiters gab es Workshop-Tage mit Network Dimensions, wo gezielt die Anforderungen einzelner Bereiche und Abteilungen abgefragt wurden, um schnell einen Überblick zu bekommen und alle relevanten Personen ins Boot zu holen.
Die Review der Prozesse und die effiziente Einführung der Software haben bei Holzbau Hofer geklappt, dies obwohl die Prozesse – aufgrund der überschaubaren Betriebsgröße – vorab nicht schriftlich dokumentiert waren. Lukas Hanser dazu: „Der für die System-Einführung intern Zuständige muss sich dabei als Bindeglied in jedem Bereich grundsätzlich organisatorisch soweit auskennen, dass er die richtigen Entscheidungen treffen kann. Es hat gut funktioniert – vor allem, weil die wesentlichen Bauprozesse in der Software MEGABAU bereits standardisiert abgebildet sind.“
(*) Anmerkung: Lukas Hanser ist im laufenden Projekt dazugestoßen.
„Mission accomplished“:
Die konkrete Lösung und was nun besser ist als vorher
„Holzbau Hofer ist mit der nun optimal für unsere Bedürfnisse implementierten Lösung Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central und MEGABAU nun ein absoluter digitaler Vorreiter im Bereich Holzbau“, so Lukas Hanser. Die integrierte Lösung hat eine Vielzahl der früheren Probleme gelöst:
- Das Datenverfügbarkeitsthema – und vor allem die davor mangelnde Integration
- Projektkosten nun besser abgebildet (früher oft erst im Nachhinein zusammengetragen)
- Fehleranfälligkeit deutlich gesunken – damit unnötige Kosten reduziert (Fehlerquellen durch manuelle Datenpflege davor sehr hoch)
- Preise und Kalkulation nun aktuell (durch automatische Einspielung der Katalogartikel) – Preiswartung somit effizient und schnell
- Projektmanagement gesamtheitlich verbessert – nun ein geschlossenes System für alle Bereiche: Einkauf/Lagerhaltung/Preiswartung; Bestellung/Einkaufsrechnung; Kosten am Projekt oder am Lager; Kalkulation (keine Schätzungen mehr); Angebotsphase und Projektabwicklung (Kosten schon beinhaltet); Zeiterfassung/Lohnverrechnung;
Lukas Hanser weiter: „Die umgesetzte Lösung ist bereits zu 95 % funktionsfähig. Ein paar kleine Anpassungswünsche gäbe es von uns noch, diese sind aber derzeit nicht prioritär und drängen nicht.“
Zeitgleich zur Integration von Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central und MEGABAU Windream wurde auch das Dokumenten-Managementsystem Windream von Network Dimensions eingeführt. Diese Software wird bei Holzbau Hofer lediglich für einen Teilprozess verwendet – für Buchhaltung und Belege, um Rechnungen automatisch zu generieren.
Kompetente Beratung und Unterstützung durch Network Dimensions –
in allen Projektphasen
Lukas Hanser: „Network Dimensions hat uns in allen Projektphasen kompetent und engagiert begleitet. So konnten wir unser Ziel voll erreichen. Es wurde sehr gute Arbeit geleistet. Mit den Beratern von Network Dimensions sind wir auch für unsere internen Unternehmensprozesse draufgekommen, dass einiges geändert gehört. Abgesehen davon gab es auch Anpassungen im System, die laufend gemacht wurden.“
Wie bei einer solchen Umsetzung nicht unüblich, war der Weg bis zum Ziel teilweise auch steinig und zeitaufwändig: Es nimmt einige Zeit in Anspruch, in sämtlichen Bereichen ein Detailverständnis für die internen Prozesse herzustellen – oder zu klären, ob Funktionen des Programms im Unternehmen passend genutzt werden können. „Unsere spezifischen Bedürfnisse für den Holzbau wurden aufgrund des Branchen-Know-hows der Berater von Network Dimensions jedoch letztlich immer verstanden und passend umgesetzt – so hat am Ende alles funktioniert“, stellt Lukas Hanser dazu zufrieden fest.
Lukas Hanser zu den Punkten, die ihn und sein Team bei Holzbau Hofer nach der Implementierung und im täglichen Betrieb im Unternehmen am meisten beeindrucken:
„Wir haben mit dem neuen System eine Menge Vorteile im Vergleich zu früher, ganz kurz zusammengefasst sind das:
1. Alles in einem System – die integrierte ERP-Gesamtlösung ist sicher am wichtigsten für uns (MEGABAU als integrierter Teil von Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central).
2. MEGABAU ist genau das richtige System für unser Projektmanagement – alle betrieblichen Prozesse für unsere Projekte im Bereich Holzbau sind damit optimal abgedeckt.
3. Individuelle Anpassungen möglich – das ist auch ganz entscheidend und Grundvoraussetzung, damit haben wir Spielraum für zusätzliche Anpassungsbedürfnisse im System.“
Learnings aus der Umsetzung – Erfahrungen, die im Zuge der Implementierung gemacht wurden
Learnings aus der Umsetzung – Erfahrungen, die im Zuge der Implementierung gemacht wurden.
1) Erforderliche Motivation, Geduld und langer Atem:
ERP-Projekte lassen sich nicht von heute auf morgen umsetzen und dauern bekanntlich ihre Zeit. Ein Schlüssel für die erfolgreiche Implementierung ist die erforderliche Motivation im Unternehmen. „Bei uns hat sich nach ein paar anfänglichen Schwierigkeiten bald alles zum Positiven gewendet. Klar ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer solchen Phase voll motiviert sein müssen“, so Lukas Hanser dazu.
2) Klarer Fahrplan – Zeitrahmen für die Umsetzung und Priorisierung der Funktionen
Lukas Hanser: „Der klare Zeitplan – und insbesondere die Priorisierung der geschäftskritischen Funktionen – sind für die erfolgreiche Umsetzung mindestens genau so wichtig. Bei den nicht geschäftskritischen Punkten hat es in der Umsetzung teilweise etwas länger gedauert, als ursprünglich gedacht. Dies war für uns allerdings nicht mehr so relevant, da der laufende Betrieb im Wesentlichen bereits gut funktioniert hat“.
3) Automatisierung macht sich sehr bald bezahlt – von täglichen Fehlermeldungen hin zur Begeisterung über das neue System
Die Einführungsphase brachte oftmals auch tägliche Fehlermeldungen aus dem neuen System mit sich. Lukas Hanser dazu: „Anfängliche Beschwerden darüber haben relativ bald aufgehört – nicht aus Resignation, sondern weil das System jetzt optimal funktioniert – es gibt einfach keine Fehlermeldungen mehr. Durch die erfolgreich abgeschlossene Umstellung laufen bisher manuelle Prozesse nun in vielen Bereichen automatisiert ab. Somit sind auch anfänglich etwas skeptische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun begeistert.“
Wie rasch sich solche Automatisierungen bezahlt machen können, zeigt ein aktuelles Beispiel: „Mit der nun automatisch durchgeführten Preiswartung im neuen System waren wir – auch in einer Phase wöchentlicher Preisänderungen am Holzmarkt, in der ständig neu kalkuliert werden musste – bestens gerüstet“, stellt Lukas Hanser abschließend zufrieden fest.
Noch mehr Informationen finden Sie in der Langfassung dieses Artikels.
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Florian Thurner
Geschäftsführer
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